電話をかけるタイミングに注意をしましょう

電話を使って仕事をする企業は少なくありません。
むしろほとんどの企業で、クライアントとのやりとりは全て、電話対応が基本となるでしょう。
自分から電話をかける場合もあれば、電話を受ける場合もありますので、基本的マナーをわきまえて、対応するように心がけて下さい。

まず電話を自分からかける際には、かける時間帯に注意が必要です。
始業時間の一時間前後や、就業時間の30分前後などは、企業側もバタバタしている傾向がありますのであまりおすすめできません。

また、お昼休憩時間帯の電話も迷惑と鳴る可能性がありますので、出来れば10時～11時、14時～16時頃までに電話をかけることがベストです。
相手先企業によってもある程度時間は異なりますので、多少の時間前後はあっても仕方が無いでしょう。

また電話をかけた際には、自分が何者であるか、担当者の名前を伝えて下さい。
電話を出られたことで安心して、そのまま要件を伝えられても、担当者で無ければわからないことがほとんどです。
担当者がいない場合は、折り返しをするか、または伝言を頼めるか伺いましょう。
個人に直接電話をかける際には、今お電話宜しいですかと一声添えることも重要です。

電話を受ける際には、相手の言葉をよく聞き取りましょう

反対に、電話を受ける際には、電話の相手が何者なのか、どんな要件でかけてきたのかを聞くことが大切です。
電話応対慣れしていない場合は、なかなか相手が誰か聞き取ることが出来ないケースが少なくありませんので、十分注意をしましょう。
企業などの名前も最初のうちは耳慣れないため、何度も聞き返してしまう可能性があります。

電話を受ける際に注意をしないといけないのが、相手の言葉をよく聞き取ると言うことです。
丁寧に対応することを心がけて、相手に不快な思いをさせないように、ビジネスとして対応するように心がけてみて下さい。

電話応対は新人の仕事になる事がほとんどです

電話を受け取る側、電話対応の仕事は、基本的に新人がやることがほとんどになります。
積極的に電話を取るように心がけ、仕事への積極性をアピールするようにして下さい。

電話応対の際には出来るだけ、手元にメモとボールペンを用意して、相手の企業名や名前、要件などを、すぐにメモしながら電話していきましょう。
そうしないと担当者に替わる際に忘れてしまうと言うことも多く、電話対応がもたつく可能性があります。

仕事が立て込んでくると、一度に何件の電話も対応しないといけない企業もありますので、メモを取らないとこんがらがる可能性があります。
出来るだけスムーズに応対する為にも、メモは必需品であるといえるでしょう。